Контроль кредиторской задолженности. Пошаговая инструкция
К сведению
Контролируйте своевременность поступления дохода, в том числе если запланированы дополнительные расходы. Так снизите риск возникновения просроченной кредиторки. Для этого направьте заявку на аванс в страховые компании или увеличьте среднемесячную заявку на аванс на необходимую сумму
С января ФФОМС ежемесячно анализирует финансовое состояние медорганизаций и контролирует наличие просроченной кредиторской задолженности. Из-за просроченной кредиторки с руководителем бюджетного учреждения могут расторгнуть трудовой договор. Если просроченная задолженность в сумме составляет больше 1,5 млн и возникла она по вине медорганизации, главному врачу грозит уголовная ответственность (ст. 169, 177 УК).
Кроме того, при наличии в течение трех месяцев просроченной кредиторской задолженности нельзя приобретать медоборудование стоимостью до 1 млн руб. за счет средств ОМС. Также снижается максимальная сумма лизинга или выкупа предмета лизинга в соответствии со статьей 624 ГК — с 1 млн руб. за один предмет лизинга до 100 тыс. руб.
В статье расскажем, как эффективно управлять кредиторской задолженностью, чтобы предотвратить ее просрочку.
Как работать с кредиторской задолженностью
Проведите инвентаризацию кредиторской задолженности. По результатам анализа распределите кредиторскую задолженность по типам:
Текущая — срок оплаты по документу-основанию еще не наступил.
Просроченная — задолженность не оплачена в установленный срок.
Невостребованная — задолженность с истекшим сроком исковой давности, который составляет три года.
Далее расскажем, как работать с каждым типом.
Если настал последний день оплаты, обращайтесь в ЦБ и Казначейство. Направьте в централизованную бухгалтерию письмо с просьбой провести оплату в течение банковского дня, прикрепите пакет документов. Далее направьте письмо в территориальный орган Казначейства. Укажите, что срок оплаты истекает, и просите пустить платежное поручение в рейс в тот же день.
Текущая задолженность
Чтобы текущая задолженность не перешла в просроченную, следуйте рекомендациям:
Назначьте ответственного сотрудника. В крупных медорганизациях рекомендуем назначить ответственного сотрудника по контролю за кредиторской задолженностью. Составьте положение по работе с кредиторкой и утвердите приказом за подписью главного врача.
регламентСкрыть► Положение о работе с кредиторской задолженностью
Составьте платежный календарь. Это краткосрочный финансовый план, с помощью которого планируют финансовые потоки медорганизации. Он помогает контролировать остатки денежных средств на банковских счетах и в кассе, прогнозировать кассовый разрыв, соблюдать лимиты выплат по статьям. Смотрите образец платежного календаря в таблице 1.
Таблица 1. Платежный календарь (фрагмент)
Наладьте взаимодействие с централизованной бухгалтерией. Если сотрудники медорганизации или централизованной бухгалтерии несвоевременно оформили документы, могут быть задержки при оплате. Как следствие, возникнет просроченная кредиторская задолженность.
Утвердите порядок работы с документами при исполнении контракта в части получения товаров, работ и услуг. Это поможет исключить человеческий фактор и проконтролировать сроки. Пропишите обязанности всех сотрудников, которые участвуют в процессе закупки и оплаты товаров и услуг, укажите сроки выполнения задач. Порядок можно оформить в виде плана-графика, образцы смотрите ниже.
► План-график по закупкам
► План-график по оплате труда
► План-график по учету кассовых операций
► План-график по учету материальных запасов
► План-график по учету на забалансовых счетах
► План-график по учету основных средств
► План-график по учету предстоящих расходов
► План-график по учету расчетов по доходам
► План-график по учету расчетов с подотчетными лицами
► План-график по учету субсидий и грантов
► План-график по учету финансовых вложений
Просроченная задолженность
По каждой задолженности совместно с бухгалтером определите причину и сумму. Составьте план погашения задолженности. Формировать его можно по месяцам. Перечислите, за счет каких источников собираетесь погашать кредиторку — средства ОМС, доход от платных медуслуг, средства субсидии.
Внесите в план предстоящие платежи, их сумму, дату, приоритет для медорганизации. Чтобы идентифицировать задолженность, укажите реквизиты актов, а также дату платежа по договору. Пример плана смотрите в таблице 2.
Таблица 2. План погашения просроченной кредиторской задолженности
Чтобы обосновать просроченную кредиторскую задолженность проверяющим, должны быть веские причины.
письмоСкрытьПример: Как обосновать Минздраву возникновение КЗ из-за срочной закупки
- сопроводительное письмо с объяснением причин возникновения задолженности (см. ниже)
Сопроводительное письмо с объяснением причин возникновения задолженности
- контракт;
- акт сверки с контрагентом;
- сведения о кредиторской задолженности;
- акт инвентаризации кредиторской задолженности;
- протокол врачебной комиссии.
алгоритм списания КЗСкрытьНевостребованная задолженность
Срок исковой давности по кредиторской задолженности составляет три года. Это установлено пунктом 1 статьи 192, пунктом 1 статьи 196 ГК. Такую кредиторку нужно списать с балансовых счетов:
- окончательно — если контрагент ликвидирован;
- на забалансовый счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» — если истек срок исковой давности по истребованию задолженности кредитором.
- Чтобы списать кредиторку, подготовьте документы:
- решение комиссии о списании по форме 0510437;
- акт о результатах инвентаризации;
- приказ о списании кредиторской задолженности.
В приказе укажите наименование кредитора, основание для списания долга, сумму и перечислите те же документы-основания, по которым осуществляли списание. Документами-основаниями для списания невостребованной кредиторской задолженности могут быть:
- договоры, акты, накладные;
- акты инвентаризации, бухгалтерские справки, пояснительные записки главного бухгалтера;
- выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, судебные решения, подтверждающие ликвидацию кредитора;
- акты сверки, обращения об отсрочке платежа, заявление о взаимозачете, акты госорганов.
Пример: Как списать с балансового учета невостребованную КЗ
К сведению
Как действовать, если просроченная кредиторская задолженность возникла по вине контрагента
Направьте контрагенту письмо и в нем укажите на нарушения условий договора с его стороны. Например, поставку осуществили в году, следующем за указанным в контракте. Медорганизации не довели субсидию для оплаты товара, поставленного с просрочкой за рамками действия субсидии. Письмо поможет обосновать просроченную задолженность перед проверяющими.
К сведению